อีเมล์นั้นเป็นวิธีการสื่อสารแบบปกติที่เราใช้กันทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นการส่งไฟล์ ติดต่อสื่อสาร ไถ่ถามทุกข์สุขดิบ ซึ่งๆทั่วไปที่ใช้กันเราก็ไม่ค่อยจะได้นึกถึงพิธีรีตองอะไรในการใช้เท่าใดนัก พอจะใช้อย่างเป็นทางการก็อาจจะใช้ผิดกันได้ง่ายๆ ซึ่งก็ไม่แปลกครับ

แต่สำหรับผู้ประกอบการนำเข้าส่งออกควรต้องรู้และใช้ให้ถูกต้องในการใช้อีเมล์อย่างเป็นทางการและสากลกัน เวลาติดต่อนำเข้าหรือส่งออกอะไรกับองค์กรหรือคู่ค้าต่างประเทศก็จะได้รับความเชื่อถือครับ

1. ใช้ชื่ออีเมล์ให้เป็นมืออาชีพ

How-to-use-email-1

ถ้าคุณใช้ GuZaNaruk@hotmail.com อะไรประมาณนี้อยู่ ก็ดูจะน่ารักไปสำหรับอีเมล์ติดต่ออย่างเป็นทางการ คุณควรจะใช้ชื่อจริงและนามสกุลหรือชื่อองค์กรต่อท้าย เช่น name.surname@email.com หรือ name.company@email.com เป็นต้นครับ

2. หัวข้อที่กระชับ

How-to-use-email-2

หัวข้ออีเมล์นั้นจะเป็นด่านแรกที่ผู้รับจะเจอ พยายามหลีกเลี่ยงการอธิบายบนหัวข้อ ให้สรุปสิ่งที่คุณต้องการให้สั้นและเข้าใจได้ทันที หรือใช้คีเวิร์ดสั้น ๆ เช่น สอบถามราคาสินค้าเบอร์ 123 ก็จะเป็น Inquiry for Item No.123

3. ใช้คำทักทายให้เหมาะสม

How-to-use-email-3

ต่อจากหัวข้อก็เข้าสู่เนื้อหาในจดหมาย การเริ่มต้นทักทายเป็นคำแรก พยายามใช้คำที่ทำให้ผู้รับรู้สึกดีและเหมาะสม เช่น ติดต่อผู้ใหญ่หรือเป็นทางการให้ใช้ Dear Sir/Madam, หรือถ้ารู้ชื่อ ก็ให้ใช้ Dear Mr./Mrs. Name, ได้เลยนะครับ การใช้ Hello ก็สามารถใช้ได้ แต่ Dear จะดูเป็นทางการกว่า และอย่าลืมจบบรรทัดนี้ด้วย (,) โคลอนทุกครั้ง

4. แนะนำตัว

How-to-use-email-4

ถ้าไม่เคยรู้จักกันมาก่อนให้แนะนำตัวด้วยทุกครั้ง ให้ผู้รับเมล์ลำดับได้ว่าคุณเป็นใคร มาจากไหน รู้จักกับใคร ใครแนะนำมาหรือไปรู้จักผู้รับจากไหน เนื่องในโอกาสอะไร นำเข้าสินค้าประเภทไหน ส่งออกอะไร เป็นต้น

5. เนื้อเรื่อง

How-to-use-email-5

ให้จับประเด็นให้ดีอย่าเขียนวกไปวนมา ให้เขียนเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการจริง ๆ และคำศัพท์ที่ใช้ก็ควรจะเป็นคำศัพท์ที่สุภาพและเป็นทางการ ไม่ควรเขียนหลายประโยคเกินไป การอธิบายหรือเน้นให้แยกออกมาให้ชัดเจน จะแบ่งเป็นข้อ ๆ ก็ได้ หากมีไฟล์แนบให้เขียนบอกด้วยว่ามีไฟล์แนบมาชื่อไฟล์อะไร หากมีลิงก์ก็ให้คัดลอกลิ้งก์มาวางให้ชัดเจน

6. ใช้คำลงท้ายให้ถูกต้อง

How-to-use-email-6

คำลงท้ายนั้นอยู่ที่ระดับของผู้รับ ความสนิทสนม หรือ ระดับของตัวจดหมายเอง เช่น เป็นกันเองก็อาจจะใช้ Thank You, Thanks, เป็นการเป็นงาน Your sincerely, Best regards, Regards, เป็นต้น บรรทัดนี้ต้องลงท้ายด้วย (,)โคลอนด้วยนะครับ

7. ลงชื่อผู้ส่ง

หลังจากแสดงความนับถือหรือไม่นับถือไปแล้ว ให้ลงชื่อตัวคุณเอง หน้าที่การงาน ชื่อบริษัท เบอร์ติดต่อ อีเมล์ และลงลิงก์เว็ปไซต์/บล๊อก/โซเชียลโปรไฟล์อย่าง LinkedIn ของคุณต่อท้ายไว้ด้วย

8. ตรวจสอบก่อนส่ง

ตรวจดูว่าเขียนอะไรผิดไปรึเปล่า อย่างแกรมม่า คำศัพท์ที่ใช้ คุณอาจจะคัดลอกไปวางใน MS Words แล้วกด Check Spelling ดูก็ได้นะครับ

9. กลับมาดูว่าเมล์นั้นส่งผ่านรึเปล่า

ถ้าอีเมล์ไปไม่ถึง เดี๋ยวจะเสียงานซะเปล่าๆนะครับ

ตอนนี้คุณก็สามารถใช้อีเมล์ติดต่อกับต่างประเทศได้แล้ว อย่าลืมฝึกฝนการใช้คำศัพท์และแกรมม่าให้ดี ถึงผู้รับจะรู้ว่าเราไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษตั้งแต่เกิดแต่การใช้ได้ดีและถูกต้องจะเพิ่มความน่าเชื่อถือในการทำงานของคุณ”เยอะ”มาก!